こんにちは。パンダコパンダです。
これまで経験した人間関係の悩みから、自分の中でたどり着いた解決方法や考え方をみなさんに
共有させてもらって、みなさんの持つ悩みを解決できたらうれしいなと思っています。
今回は仕事の話です。
みなさんは上司への報告や打合せで、自分の報告が上手くいった記憶ってありますでしょうか。
せっかく完璧なものができたのに、いざ上司に報告するとやり直しを求められて撃沈したことが
何回もありました。そのため、私が社会人の最初のころは良いイメージがありませんでした。
そこで、どうしたらよいのかを皆さんに共有したいと思っています。
会議や打合せに良いイメージがない？
あるミーティングで自分が発表しないといけない場面を想像してください。
そのときの自分の気持ちは
完璧な資料を作らないといけない。。。
否定されてしまったらどうしよう。。。
聞く側(上司)から言われそうなこととして
あの先輩はいつも意見を否定してきたり、人格否定してくるから発表したくないな・・・
あの上司は自分の過去の成功体験の話ばかりで、自分の話聞いてくれないしな・・・
みなさんも、こんな思いをしていませんか？
発表者にお願い ～上司に良い印象を持ってもらうための3箇条～
完成度8割でもいいので、一番伝えたいところだけ作りこむ
この話をする前にやっておくべきこととして、
「仕事に取り組む前に、進捗方法やスケジュールを上司と共有する(2割共有)」
が重要です。この話はマコなり社長のyoutube動画で紹介されているので、ぜひ参考にしてください。
発表のアウトライン(全体の2割)を、事前に上司と共有させます。
最悪、目次だけでも良いです。その場合は、口頭でどんな内容をどんな流れで話すかを伝えましょう。
ここで上司からフィードバックを貰い、あとはその通り資料を作るだけでよいのです。
その際、完璧な内容である必要はありません。全体の8割ほどの完成度で十分です。
なぜなら、いざ作ってみて違った場合のリカバリーが早くできるからです。
自分の中でどれだけ完璧なものが作れたと思っても、上司から作り直しを求められることってよくあり
ますよね？ テストで20点から80点に上げるのは簡単で、80点から100点に上げるのはすごく労力がか
かります。せっかくの完成までの労力がゼロになってしまう可能性があります。
そのために、完成度は全体の8割程度で十分です。
発表した後の上司からのフィードバックを貰って、修正をして10割の完成を目指せばよいのです。
打合せ案内のメールやチャットに資料を添付して、先読みしてもらう
なぜこれをするかというと、打合せの時間を短縮するためです。
事前に読んでもらうことで、一からすべてを説明する必要が無くなり、重要な話だけで良くなります。
自分の発表を省略することが出来ます。
上司の立場にとっても、スケジュールギリギリに持ってこられて、やり直しになるよりはマシです。
先に読んで、致命的な欠陥が見つかれば事前に伝えて修正させることが可能になるからです。
ダメなところを指摘されたら理由を聞いて、自分には無くて良いと思った考え方を吸収する
ここまで紹介した2つの内容を忠実にこなしたうえで、いざ報告しても、何かは言われます。(笑)
もし上司から何も言われなかったら、バンバンザイです！
継続していけば、いつの間にか優秀な社員だと認識してくれること間違いなしです！！！
もし上司から何かを言われた場合、その内容によります。
後ほど説明する「上司の方にお願い」で書く内容なのでここでは書きませんが、
その内容に当てはまらない上司だった場合、あなたは悪くありません！
あなたの仕事のやり方、クオリティが悪かったのではありません。
事前の2割共有で適切なフィードバックが出来ていない、
仕事の管理ができていない上司が悪いのです。
もし後ほど紹介する内容に当てはまる素晴らしい上司だった場合、逆にチャンスです！！
知識と経験のある上司からのフィードバックを取り入れない理由はないです。
たとえそのフィードバックが自分の意見を否定される内容だったとしても、
自分の主観的で狭い視野の意見や考え方だったことに気付くきっかけになります。
(↑タイトルの伏線回収！笑）
ポジティブに捉えて吸収して次に活かせばいいんです！
上司の方にお願い ～部下の成長を手助けするための3箇条～
ここまで報告する人(主に部下を対象)の話をしてきましたが、
報告を受ける上司の方にもお願いがあります。
人格否定をしない
説明をする必要はないはずです。
そんなこともできないのか！！
お前の成長のためを思って怒ってるんだぞ！
上司Aさんのような件は論外です！ 特に上司Bさんの内容は、
部下の成長を想っての言葉だからアドバイスをしているんだ
と勘違いされている方がいらっしゃると思います。
そもそも部下は本当に成長をしたいと思っているのでしょうか。
こういう言葉を使う人はほぼ100%、部下の本当の気持ちを知らずに発言しています。
つまり、部下の本音を知らないことに気付かずに言ってしまっている恥ずかしい発言なんです。
この「あなたのためを想って～」問題についても、別記事で解説したいと思っています。
発表者が何を言いたいのかを、理解できるまで質問をして欲しい
たとえ自分とは違った意見や間違った考えだとしても、なぜそう思ったのか、どうしてその考え方に至
ったのかという話を部下から深堀りして聞き出して欲しいんです。
部下の意見を最後まで聞いてほしいのです。
発言の途中で「違う」とか「間違っている」と発言されると、
上司の言う通りにしないといけない
話を聞いてくれない人だ・・・
という評価をされてしまいます。
適切なアドバイス、フィードバックを出して欲しい
部下の話を理解したうえで、間違っていることは指摘する必要があります。
間違っている理由を説明したうえで、正しい方向へ導くためのフィードバックが欲しいのです。
適切なアドバイスやフィードバックとは何か。難しいことではありません。
アドバイスが無ければ、部下はどう動けばいいか分からない。
しかし、答えを出すのは発表者の成長を阻害することなる。
答えが出るまでの、どう仕事を進めばよいかの道筋が見えるようなアドバイスが良いです。
最後に
今回書かせてもらった話は、打合せや報告の時だけでなく、通常の仕事の場面でも使える話です。
最初から完璧なものなんて出来ないです。
80点のものを100点にする作業はとても時間がかかってしまいます。
せっかく時間をかけて100点のものができたのに、上司に報告するとやり直しを求められて
あの上司はクソだ！
となってしまうのです。なので、8割ほどで出してしまった方がちょうどいいんです。
私のこの記事を通じて、皆さんの悩みが消える助けになればうれしいです。
皆さんからのコメントお待ちしてます。
最後まで見て頂き、ありがとうございました。
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